Dokumentasi Sistem Informasi

ANGGOTA KELOMPOK  :
- Alfna Wildan
- Fauzan Mufi

- Panggih Kalanika K
- Rio Prayuda

Tujuan Pembelajaran

-          Untuk membaca dan ealuasi dokumentasi system informasi .

-          Untuk menyiapkan data flow diagram dan flowchart sistem dari narasi .

Objek Pembelajaran

-          Membaca dan mengevaluasi data flow diagrams.

-          Membaca dan mengevaluasi system flowcharts.

-          Mempersiapkan data flow diagrams dari suatu cerita.

-          Mempersiapkan system flowcharts dari suatu cerita.

Proses Dokumentasi

-          Proses dokumentasi adalah sebuah  ketrampilan penting akunting.

-          Data flow diagrams menggambarkan aktivitas proses bisnis, penyimpanan data, dan aliran data diantara elemen – elemen.

-          Sistem flowcharts menampilkan sebuah gambaran comprehensive tentang manajemen, operasi – operasi, system informasi, dan proses control yang diwujudkan dalam proses bisnis.

Simbol dasar DFD

Simbol bubble/lingkaran :

menggambarkan suatu entitas atau proses dimana aliran  masuknya  data diubah menjadi aliran data keluar.

Simbol aliran data :

merupakan jalur untuk data.

Simbol entitas eksternal :

menggambarkan sumber atau tujuan data di luar sistem.

File simbol :

merupakan tempat di mana data disimpan.

Gambar  3.1 Simbol DFD

Catatan: lingkaran dapat berupa sebuah entitas pada diagram aliran data fisik atau proses pada diagram aliran data logis

Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram tingkat pertama, diagram sistem informasi yang menggambarkan data yang mengalir masuk dan keluar dari sistem dan juga masuk dan keluar dari entitas eksternal.

Contoh Gambar Diagram Konteks.

Gambar diatas  menjelaskan beberapa istilah penting dalam sistem.

Beberapa istilah penting dalam sistem tersebut adalah :

·          Lingkaran : dalam diagram konteks mendefinisikan batasan sistem,

·          Batasan : adalah perbatasan antara "sistem yang penting" dan lingkungan sistem,

·          Lingkungan : terdiri dari semua yang mengelilingi sistem,

·          Entitas : menunjukkan lingkungan yang relevan,

·          Lingkungan yang relevan : adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi "sistem yang penting", karena sistem didefinisikan.

Sebagai contoh, pada Gambar diatas, hanya pelanggan dan bank yang berada dalam lingkungan yang relevan. Bisakah kita termasuk ke dalam penyewa sebagai sumber pembayaran untuk menyewa? Ya, dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan menyertakan entitas "Penyewa" dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.

Konsep sistem yang terakhir adalah interface. Interface merupakan aliran yang menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan tersebut. Dalam gambar diatas, "Payment" dan "Deposit" merupakan sebuah interface/antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu, antar subsistem) juga bisa dibilang sebagai interface. 

Pyshical DFD

-          Physical data flow diagram ialah representasi bergambar dari sistem yang menunjukkan entitas sistem internal dan eksternal, serta arus data masuk dan keluar dari entitas.

-          Menentukan di mana, bagaimana, dan oleh siapa suatu proses sistem diselesaikan.

-          TIdak menentukan apa yang sedang diselesaikan.

-          Berikutnya, kita akan melihat kemana uang itu pergi dan bagaimana penerimaan kas data diterima  tetapi  tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan. Lihat gambar dibawah ini :

Contoh Gambar Physical DFD

Lingkaran physical DFD yang diberi label dengan nouns (kata benda) dan arus data yang diberi label bisa menunjukkan bagaimana data yang ditransmisikan antar . Sebagai contoh, "Petugas Penjualan" mengirimkan "66W Form" untuk "Pembukuan", maka itu menunjukkan persis di mana lokasi file (dalam "Pembukuan") dan label file menunjukkan bagaimana (dalam "penjualan buku biru") sistem menyimpan catatan penjualan, sedangkan kotak entitas pada diagram konteks menentukan entitas eksternal di dalam lingkungan yang relevan, lingkaran-lingkaran di dalam Physical DFD mendefinisikan entitas internal.

Logical DFD

-          Gambaran representasi dari suatu system yang menunjukkanpemrosesan di dalam sistem, dan aliran data masuk dan keluar dari proses .

-          Digunakan untuk dokumen system informasi – tugas apa yang system sedang lakukan – tanpa harus menentukan bagaimana, dimana, atau oleh siapa tugas tersebut diselesaikan.

-          berkonsentrasi pada fungsi yang dilakukan system tsb.

-          Logical DFD menggambarkan kegiatan suatu system, sedangkan physical DFD menggambarkan infrastruktur system.

-          Keduanya diperlukan untuk sepenuhnya memahami sebuag system.

Gambar diatas Logika Data Flow Diagram (Diagram level 0)

Jadi, perhatikan bahwa proses dalam Gambar diatas diberi label dengan "kata kerja" yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, dan tidak dilabeli dengan "kata benda" yang kita lihat dalam Physical DFD.

Gambar diatas adalah perincian dari diagram konteks pada Gambar seblumnya. Karena semua lingkaran-lingkaran pada Gambar diatas, di beri nomer diikuti dengan titik desimal dan angka nol, diagram ini sering disebut dengan diagram "level 0". Anda harus menyadari bahwa setiap data yang masuk dan keluar dari lingkaran konteks pada Gambar sebelumnya,  juga mengalir masuk dan keluar dari lingkaran pada Gambar diatas (kecuali untuk laporan arus diantara lingkaran-lingkaran, seperti "Data Penjualan", yang terdapat pada lingkaran di Gambar sebelumnya). Ketika dua DFD -dalam hal ini, konteks dan level 0- memiliki arus data yang sama dengan data eksternal, kita dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika yang seimbang yaitu, diagram konteks, Logical DFD, dan Physical DFD, berarti DFD sudah benar.

Untuk memperoleh Gambar diatas, kita telah "merinci" diagram konteks pada Gambar sebelumnya ke dalam komponen yang lebih kecil. Kami telah melihat ke dalam diagram konteks untuk melihat subdivisi utama dari "proses penerimaan kas". Subdivisi berurutan, atau "perincian", dari Logical DFD disebut partisi top-down dan, ketika dilakukan dengan benar, pasti akan mengarah pada DFD yang seimbang.

DFD Seimbang

-          Terjadi ketika arus data eksternal sama.

-          Berikutnya, Perhatikan bahwa level 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai diagram konteks (bagian a). Sekarang lihat pada bagian c, yaitu perincian lingkaran 1.0. Bagian c memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (C dan D) di bagian b. Hubungan ini harus tetap ada karena diagram 1.0 (bagian c) merupakan perincian dari lingkaran 1.0 pada bagian b. Hal yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, yang merupakan partisi dari lingkaran 3.0. Jadi, bagian e menunjukkan diagram 3.1, yaitu sebuah partisi dari lingkaran 3.1.

-          Pastikan Anda memahami hubungan antara level di dalam DFD. Ketika Anda sedang mempelajari sebuah gambar, Anda juga mungkin akan menyadari dan melihat konvensi yang digunakan untuk menomori lingkaran pada setiap levelnya. Dan juga, anda akan melihat bahwa entitas muncul dalam diagram konteks dan diagram level 0, tetapi biasanya tidak muncul dalam diagram di bawah level 0.

Contoh Gambar DFD yang seimbang.

CATATAN: 

Tidak ada Diagram 2.0, sebagai proses 2.0 adalah proses dasar. 

Asumsikan bahwa lingkaran 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 3.1.1, 3.12, dan 3.2 adalah proses dasar.

Kita bisa menggunakan DFD dalam dua cara utama yaitu: Kita dapat menggambanya dengan cara mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuatnya dengan cara menelaah sistem yang baru dibuat.

Narasi 
Gambar 3.6  berisi narasi yang menggambarkan sistem penerimaan kas pada Perusahaan Causeway dengan:

· Kolom pertama menunjukkan nomor paragraf,

· Kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi,

· Kolom ketiga berisi teks narasi.

Di sini dijelaskan metode menggambar DFD secara berurutan untuk sistem pada Perusahaan Causeway.


Jika menyimak dan mempraktekan tulisan ini, DFD (dan diagram alur) yang akan dibuat akan memiliki tampilan yang lebih profesional, terlebih jika Anda menggunakan template flowchart. Template flowchart adalah kumpulan berbagai simbol charting (seperti lingkaran, kotak, dan persegi panjang) sekaligus menyediakan sarana untuk memprediksi simbol yang akan digunakan sehingga mempercepat dalam pembuatan flowchart.

Tabel Entitas dan Aktivitas

Langkah pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan aktivitas. Dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan DFD dan flowchart yang lebih cepat dan akurat, karena menjelaskan informasi yang terdapat dalam narasi dan membantu mendokumentasikan sistem dengan benar.

Untuk memulai Tabel entitas dan kegiatan, pertama lihat narasi yang disortir secara line-by-line (baris demi baris) dan menempatkan sebuah kotak di sekitar kejadian pertama dari setiap internal dan entitas eksternal. Setelah Anda telah menempatkan kotak di masing-masing perusahaan, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar ke dalam daftar pada kolom pertama dari Tabel 3.1. Perhatikan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" on line 3 dan "pegawai" pada baris 5.

Mengapa kita memiliki "bank" dan "buku besarkantor" dalam daftar kami? Karena kita asumsikan bahwa mereka menerima item (yaitu, deposit dan jumlah penerimaan uang tunai) yang dikirimkan kepada mereka. Mengapa kita memberikan daftar "terminal online" pada komputer?

Tabel 3.1 Entitas dan kegiatan dalam membuat sistem penerimaan kas

Karena tidak muncul apa-apa pada terminal sehinggal tidak melakukan proses apapun tetapi menjadi bagian pada komputer pusat. Sebelum membaca, selesaikan dahulu data yang tidak sesuai antara daftar entitas dan daftar pada kolom pertama pada Tabel 3.1. Selanjutnya siapkan tabel entitas dan kegiatan Anda melalui narasi dan lingkaran setiap kegiatan yang dilakukan. Darimana kegiatan itu berasal, diubah, atau menerima data. Daftar setiap kegiatan dalam urutan yang muncul dalam narasi. Daftar kegiatan pada entitas adalah yang melakukan aktivitas. setelah Anda memiliki semua kegiatan yang tercantum, berikan berturut-turut nomor setiap aktivitas. Bandingkan daftar kegiatan ke dalam tabel. Perhatikan bahwa terdaftar baik 7 kegiatan dan kegiatan 8. Mungkin kegiatan 7 berkaitan dengan aktivitas 8 sehinggal tidak perlu dicatat. Namun, lebih baik untuk mendaftarkan kegiatan yang ragu-ragu tersebut daripada melewatkannya. Melihat bagaimana kita terdaftar 15 aktivitas, ditemukan pada baris 23 dan 24 --- kita dapat merubah ke bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu" sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di pada entitas yang melakukan tindakan. Sebelum membaca, periksa kembali daftar kegiatan hingga sesuai dengan data pada tabel.

Menggambar Konteks Diagram

Sekarang kita siap untuk menggambar diagram konteks. Diagram konteks dimulai dari satu lingkaran, lalu kita dapat mulai diagram konteks dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas. Selanjutnya, kita harus menarik kotak entitas. Untuk melakukan hal ini, kita harus memutuskan mana dari entitas dalam tabel yang eksternal dan akan menjadi sumber atau dalam, dan yang bersifat internal ke sistem.

Pedoman 1:

Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan satu atau lebih memproses informasi.

Kegiatan pengolahan data merupakan kegiatan mengubah data. Kegiatan pengolahan informasi meliputi persiapan dokumen, entri data, verifikasi, klasifikasi, penyusunan, atau penyortiran, perhitungan, dan peringkasan. Data pengiriman dan penerimaan tidak termasuk dalam kegiatan pengolahan informasi karena bukan bagian dari pengubahan data.
Untuk menentukan mana entitas yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi, kita harus memeriksa tabel entitas dan kegiatan. Melalui tabel entitas dan kegiatan lalu samakan pada semua kegiatan yang tidak dilakukan pada kegiatan pengolahan informasi.

Pedoman 2 :

Hanya mencakup pemrosesan rutinitas normal, tidak ada pengecualian rutinitas atau kesalahan rutinitas, pada diagram konteks DFD fisik, dan tingkat 0 DFD logis.
Karena dari 15 aktifitas tersebut terjadi ketika data pembayaran terdapat kesalahan, maka kita harus menghilangkan hal tersebut.

Tabel entitas dan kegiatan dengan kegiatan dieliminasi dan dicoret, dengan menunjukkan ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan kegiatan pengolahan informasi dan pelanggan, bank, dan kantor buku besar. Entitas yang melakukan kegiatan pengolahan informasi adalah entitas internal. Semua entitas lain yang ditemukan dalam narasi adalah entitas eksternal dan termasuk dalam diagram konteks sebagai sumber atau dalam. Tidak ada entitas lain yang akan ditambahkan pada pedoman ini :

Pedoman 3:

Termasuk pada semua sistem dokumentasi (dan hanya) kegiatan yang digambarkan dalam narasi sistem - tidak lebih, tidak kurang.
Karena ada tiga entitas eksternal ke sistem penerimaan kas -- pelanggan, bank, buku besar kantor -- Anda harus menggambar tiga kotak mengelilingi lingkaran konteks satu. Selanjutnya, gambar dan label arus data yang menghubungkan entitas eksternal dengan lingkaran kecil. Sejak logis (versus fisik) label biasanya digunakan pada diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan arus pada label logis. Langkah terakhir adalah untuk label konteks lingkaran kecil. Dituliskan label deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi dalam sistem. Label dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari sistem dan tidak termasuk penerimaan kas dari sumber lain. Angka 3.7 menunjukkan diagram telah selesai. Bandingkan diagram konteks Anda, dan selesaikan daftar yang tidak sesuai. Kita harus menyadari bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan. pedoman berikut berlaku.

Pedoman 4 :

Ketika beberapa entitas beroperasi identik, gambarkan hanya satu untuk mewakili semua. 

Menggambar Diagram Alir Data Fisik

Untuk menjaga DFD fisik seimbang dengan diagram konteks, mulai dengan
menggambar tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi selembar kertas. Selanjutnya, gambar dan labeli setiap aliran data yang masuk ke dua tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. Karena ini DFD fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan aliran pencapaian sarana. Misalnya, pembayaran dari pelanggan dilabeli "cek dan berita pengiriman uang." Karena masing-masing entitas internal yang tercantum dalam Tabel 3.1, tabel entitas dan kegiatan, menjadi lingkaran kecil dalam DFD fisik, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik akan berisi empat lingkaran kecil : satu untuk ruang surat, kasir, piutang, dan komputer, kita akan mulai menambahkan keempat lingkaran kecil tersebut dengan terlebih dahulu menggambar lingkaran kecil pada diagram kita yang terhubung ke sumber-sumber dan tenggelam. Selama proses ini, Anda harus mempertimbangkan semua kegiatan "kirim" dan "menerima" dan kegiatan timbal balik tersirat. Misalnya, aktivitas 1 menunjukkan ruang surat yang "menerima" cek dan remittance

Contoh Gambar  Lintasan diagram konteks

Saran. Seperti yang kita katakan sebelumnya, implikasinya adalah pelanggan “Mengirimkan” barang- barang. Gambar dan tuliskan lingkaran ruang surat, lingkaran piutang dan lingkaran kasir. Gunakan aliran data untuk menghubungkan masing – masing lingkaran untuk entitas yang terkait. 

Untuk melengkapi DFD, kita harus melalui table entitas da kegiatan sekali lagi gambar semua entitas dan aliran data yang tersisa. Perhatikan kami saat kami melengkapi diagram. Kegiatan 5 menunjukan hubungan atara ruang surat dan piutang. Kegitan 6 menunjukan sebuah hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa petugaas piutang memasukan adta kedalam computer. Gambarkan lingkaran computer. Namakan “4.0” dan hubungkan dengan piutang. Untuk memulai kegiatan 9, piutang harus menerima laporan dari kompter. Gambar dan namakan satu atau dua aliran(Kita Pilih Dua). Untuk melakukan kegiatan 11 kasir harus menerima slip deposit dari computer. Kegiatan 13m menjelaskan bahwa file piutang harus dibaca sehingga catatan faktur dapat diambil. Gambar piutang master file dan aliran dari file ke lingkaran computer. Melihat bahwa nama pada file menunukan bahwa media tempat penyimpanan adalah disk. Kita gambar aliran hanya dari file, Karena permintaan data bukanlah aliran data. Oleh karena itui, kita jangan menunjukan permintaan untuk catatan faktur. Pergerakan catatan daroi file dalam menanggapi permintaan – permintaan ini adalah aliran data dan ditampilkan. Juga melihat bahwa kita tidak menunjukan aliran dari piutang masterfile secara langsung ke lingkaran piutang, karena masterfile piutang adalah file computer. Computer hanya dapat membaca dan menulis file.

Karena catatan faktur harus dibaca kedalam computer, diperbaharui dan kemudian baca kembali ke piutang master file. Kegiatan 14 membutuhkan alitran data dari dank e materfile piutan. Kegiatan 17 mengharuskan kita menggambar sebuah file untuk rekaman log dan kita menggambar aliran data dari computer kedalam file tersebut. Sedangkan kegiatan 16 mensyaratkan bahwa kita menggambar aliran dari log file. Akhirnya untuk menggambarkan aliran data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan yang ditunjukan dalam kegiatan 18 & 19 kita perlu untuk menggambar aliran dari kedua file kedalam computer. Anda mungkin berfikir bahwa semua aliran masuk dan keluar dari file – file yang tidak diperlukan. Kami menawarkan sebuah saran dalam bentuk pedoman.

Pedoman 5:

Untuk penjelasan, ambar aluran data untuk setiap aliran masuk dan keluar dari file.
Gambar 3.8 adalah menyesuaikan jalan lintasan DFD saat ini. bandingkan untuk diagram sebelum membaca, memecahkan beberapa perbedaan. Anda harus menyadari bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File ini tidak disebutkan dalam cerita. Telah ditambahkan untuk menunukan bahwa kasir harus berpegang pada kumpulan cek sampai slip simpanan dicetak pada terminal computer. Kami menawarkan pedoman berikut. 

Pedoman 6:

Jika file secara logis diperlukan(yaitu karena adanya keterlambatan antara proses). Termasuk file dalam diagram, apakah atau tidak itu disebutkan dalam cerita. Haruskah kita gambar sebuah file untuk menunjukan bahwa saran kumpulan pembayaran dan total kumpulan yang dipertahankan dalam piutang sampai laporran computer yang diterima? Kita harus. Anda harus menggunakan pedoman 6 dengan hati –hati, bagaimanapun sehingga anda tidak menggambar DFD ini dengan berantakan dengan file dan Karen itu sulit untuk membaca. Anda memerlukan menggunakan penilaian anda.

Contoh Gambar Arus Fisik DFD pada perusahaan Causeway

Menggambar logika diagram aliran arus data. Arus data DFD menggambarkan kegiatan logis yang dilaksanakan dalam system. Karena tingkat 0 DFD menggambarkan pengelompokan tertentui dari kegiatan logis, kita mulai dari tingkat ) menghitung kegiatan dalam system itu. Kami mengelompokan kegiatan tersebut. Jika kamu telah mengikuti sesuai seperti kami, kamu telah memiliki daftar kegiatan untuk dimasukan kedalam diagram level 0. Tahukah kamu daftar apakah itu? Kegiatan yang dimasukan kedalam diagram level 0 adalh kegiatan tersisa pada table entitas dan kegiatan. Table 3.1, setelah kita memisahkan seluruh kegiatan proses bukan informasi. Daftar kita termasuk kegiatan 2, 3, 4, 8, 9, 11, 13, 14, 16, 17, 18 dan 19. Panggil kembali daftar tersebut, sekarang, kita tidak usah mempertimbangkan kegiatan lainnya karena kegiatan laiinya akan di laksanakan dalam keadaan selain normal dan sebenarnya tidak termasuk diagram level 0. Atau hanya mengirim atau menerima data. Beberaoa pedoman akan membantu kita untuk mengelompokan aktivitas tersebut.

Pedoman 7 :

Kelompokan kegiatan jika mereka berada pada tempat yang sama dan waktu yang sama.

Untuk contoh, kegiatan 2 dan 3 dilakukan di ruang surat oleh petugas yang menerima bayaran masing – masing

Garis pedoman 8:

Aktivitas kelompk jika mereka terjadi pada saat yang sama tapi di tempat yang berbeda
Untuk contoh , aktfitas 11 adalah dilakukan oleh kasir segera setelah komputer mencetak slip setoran dalam kegiatan 16

Garis pedoman 9 :

kegiatan kelompok yang tampaknya logis terkait untuk menghilangkan tunggal – majemuk

kegiatan segala kemungkinan

Garis pedoman 10:

untuk membuat DFD dibaca, gunakan antara lima dan tujuh lingkaran.
kami telah menemukan bahwa kita dapat mengikuti panduan ini lebih mudah jika kita "semacam" tingkat 10 activities.although ada sejumlah cara untuk mengurutkan kegiatan, pemilahan kronologis menyebabkan lebih cepat untuk solusi. cobalah memilah kegiatan dalam urutan kronologis, kemudian meninjau tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat daftar diurutkan datang ke kita. menyelesaikan perbedaan sebelum pindah. Kegiatan 13,14,17dan kegiatan 18 dan 19.
Meskipun ini akan memberikan solusi yang memuaskan, akan ada delapan yang akan ada beberapa yang hanya berisi satu kegiatan. Karena kita memilih untuk tidak memiliki satu - aktivitas sampai kita sampai ke tingkat terendah DFD, kita lanjutkan dengan pengelompokan lanjut.
Jika kita menerapkan pedoman 8 untuk pengelompokan sebelumnya kita bisa menggabungkan kegiatan 8 dan 13,14,17,16 dan 11, dan 9, 18, 19. Solusi ini juga baik-baik saja. isa dan sedikit lebih baik daripada bacause solusi pertama kami sekarang memiliki lima dan kami hanya memiliki satu tidak - aktivitas.

Singkatnya, kelompok kami adalah.

Kelompok 1: kegiatan 2,3,4

Kelompok 1: kegiatan 8,131,4,17

Kelompok 1: kegiatan 16,11

Kelompok 1: kegiatan 18,19,9

Setelah Anda memilih kelompok Anda, berikan masing-masing kelompok namethat yang menggambarkan aktivitas logis dalam kelompok dan menarik contoh DFD.for saat logis, kami berlabel "penerimaan kas menangkap" 1,0 karena yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim oleh pelanggan sampai pembayaran mengetik ke dalam komputer.
Bandingkan diagram Anda untuk solusi dalam gambar 3.9 menyelesaikan segala perbedaan. Diagram liethat shouldlook Anda dalam gambar 3.9 jika Anda menggunakan kelompok kami menggambarkan pengelompokan lain yang mungkin dalam pedoman., Masing-masing kelompok yang berbeda harus mengarah pada DFD logis yang berbeda.

Ringkasan menggambar diagram alir data

Dalam bagian ini, kami merangkum apa yang telah kita pelajari tentang menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda menggambar diagram hese. Akhirnya, kami memberikan pedoman baru untuk menangani beberapa beberapa specialcases yang din't muncul ketika kita menarik DFD lintas. Penyunting 3,9 DFD logis inisial SAAT (LEVEL 0) Pertama dan terpenting jangan biarkan kekakuan dokumentasi mendapatkan int cara menggunakan diagram untuk memahami sistem. Kami telah menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu Anda menggambar DFD, menggunakan pertimbangan Anda dalam menerapkan informasi ini.
Akan ada saat-saat ketika fungsi operasional melakukan kegiatan pengolahan informasi untuk examlpe: ketika departemen menerima menyiapkan dokumen yang menunjukkan berapa banyak widget telah diterima, yang primally unit operasi, sedang melakukan aktivitas pemrosesan informasi. Gudang dan departemen pengiriman lainnya operasi unit yang sering melakukan kegiatan pengolahan informasi.

Klik Show Untuk Membuka Tambahan

Tambahan :

Sekilas Tentang :

Standar Simbol Flowcharts

Rutinitas umum system flowchart

-          Berikut ini akan menunjukkan beberapa cara umum dalam pengolahan menggunakan system flowchart.

-          Perhatikan cara kolom yang ditetapkan untuk berkomunikasi dengan aliran kegiatan antara proses entitas.

- Memasukkan dokumen ke dalam komputer melalui keyboard, mengedit masukan, record input.

- User queries the computer.

- Memperbarui  penyimpanan data sequensial.

Dan masih banyak lagi.

Sistem Pengambilan Keputusan

BAB I

1. Latar Belakang Pengambilan Keputusan

            Pengambilan keputusan dengan memperhatikan organisasi, perorangan, dan kelompok perorangan yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dinyatakan dalam teori sistem. Dalam teori ini, suatu sistem merupakan suatu set elemen-elemen atau komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu. Komponen-komponen itu satu sama lain saling terkait dan membentuk suatu kesatuan yang utuh. Tingkah laku suatu organisasi sangat tergantung pada tingkah laku komponen-komponennya dan hubungan antar komponen. 

BAB II

SPPK adalah sistem yang berbasis komputer interaktif untuk memberikan dukungan keputusan kepada manajer dengan menggunakan data dan model-model keputusan untuk menyelesaikan masalah yang sifatnya semi struktur dan tidak terstruktur untuk mencapai efektivitas keputusan. SPPK hanya digunakan untuk memperluas wawasan pengambil keputusan (Decision Maker - DM) sebagai bahan pertimbangan bukan untuk menggantikan penilaiannya. Artinya bahwa SPPK tidak dapat menggantikan intuisi yang dimiliki oleh manusia, hanya terbatas pada model dasar yang dimilikinya.

Keen mendefinisikan SPPK sebagai sistem yang memiliki 4 karakteristik utama, yaitu sebagai berikut:

1. Ditujukan untuk membantu keputusan tidak terstruktur yang umum

2. SPPK memiliki mempermudah pemakai berhubungan dengan komputer

3. Dalam proses pengolahannya, SPPK mengkombinasikan penggunaan model model dengan teknik

4. SPPK bersifat luwes dan dapat menyesuaikan diri dengan perubahan perubahan yang terjadi.

Komponen SPPK Menurut Kertahadi [5], SPPK dibangun oleh 3 komponen dasar yaitu :

1. Database

Merupakan tempat dari transaksi sehari yang mendukung pengambilan keputusan.

2. Model base

Model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif sebagai dasar pengambilan keputusan.

3. Software System

Merupakan penyatuan komponen memungkinkan terjadinya dialog interaktif antara manusia dengan komputer.

Metode PRIME (Preference Ratios in Multiattribute Evaluation)

Metode PRIME adalah metode pengambilan keputusan yang mendukung analisis pada informasi yang belum lengkap pada model analisis banyak atribut. Informasi yang belum lengkap maksudnya adalah tidak adanya nilai pasti (tunggal) dari sebuah informasi. Metode PRIME merupakan salah satu metode pembobotan pada Multi-Criteria Decision Making (MCDM) yaitu disiplin dalam pengambilan keputusan dengan banyak kriteria yang memiliki ciri-ciri sebagai

berikut:

1. Alternatif, yaitu kemungkinan-kemungkinan yang dapat dipilih oleh DM. Konsekuensi dari sebuah alternatif merujuk pada nilai dari alternatif.

2. Atribut, merupakan karakteristik atau kriteria dari keputusan.

3. Pembobotan (weight assessment). Pemberian bobot pada setiap kriteria.

4. Matriks Keputusan. Matriks Keputusan X adalah matriks (m x n) dengan elemen x_ij adalah nilai dari alternatif ke-i yang berhubungan dengan kriteria ke-j pada alternatif ke-I dimana i=1,2,3,…,m dan j=1,2,3,…n. Matriks keputusan dapat distrukturkan ke dalam hirarki pohon nilai (value tree) dimana setiap alternatif dihubungkan secara langsung dengan kriterianya.

5. Pertentangan antar kriteria, yaitu pertentangan kepentingan antara satu kriteria dengan kriteria yang lainnya.

Pada informasi yang tidak lengkap, metode PRIME memberikan pendekatan dengan adanya rasio perbandingan nilai pada nilai relatif dan kriterianya. Perbedaan metode PRIME dari model-model pembobotan atribut-atribut lainnya adalah perbandingan rasio dihubungkan secara eksplisit dengan bobot setiap atribut. Selain itu, metode PRIME dilengkapi dengan informasi tentang ketidakoptimalan yang terhubung dengan rekomendasi alternatif yang dihasilkan berupa nilai kehilangan yang mungkin terjadi.

Definisi Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan final. Keluarannya bisa berupa suatu tindakan (aksi) atau suatu opini terhadap pilihan.

Tujuan Pengambilan Keputusan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisasinya yang dimana diinginkan semua kegiatan itu dapat berjalan lancer dan tujuan dapat dicapai dengan mudah dan efisien. Namun, kerap kali terjadi hambatan-hambatan dalam melaksanakan kegiatan. Ini merupakan masalah yang hatus dipecahkan oleh pimpinan organisasi. Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memecahkan masalah tersebut.

Jenis Keputusan

1.      Keputusan Terprogram : Keputusan yang dapat dispesifikasikan sebelumnya sebagai   seperangkat aturan atau prosedur keputusan.

2.      Keputusan Tidak Terprogram : Keputusan yang terjadi hanya satu kali atau berubah-ubah setiap saat ketika diperlukan. Keputusan dalam suatu sistem keputusan terbuka ( berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui ) adalah merupakan keputusan tidak terprogram karena tidak mungkin menspesifikasikan semua faktor-faktornya sebelum melakukan pengambilan keputusan.

    Proses pengambilan keputusan

keterangan :

1 .      Mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah

2 .      Menentukan alternatif tindakan

3 .      Mengevaluasi tindakan yang mungkin

4 .      Memilih alternatif tindakan terbaik

5 .      Melaksanakan alternatif tindakan yang dipilih

6 .      Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan kontrol.

Hierarki pengambilan keputusan

BAB III

3.1 Kesimpulan

            Sistem pengambilan keputusan adalah sama halnya dengan kita melangkah, dimana kita dapat berpikir kaki mana yg terlebih dahulu harus dilangkahkan dan harus kemana melangkah. Semakin kita mengambil banyak keputusan maka semakin banyak pula kita melangkah. Jangan takut untuk melangkah apalagi dengan tindakan yang positif.

SUMBER :

http://bagrezhumaneater.blogspot.com/2013/01/pengambilan-keputusan.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Pengambilan_keputusan

http://claranorizuka.wordpress.com/2012/05/05/teori-pengambilan-keputusan/

http://vaisal.wordpress.com/2011/11/01/pengambilan-keputusan/

http://rockykuma.blogspot.com/2013/01/sistem-pengambilan-keputusan-dan-sistem.html

http://acakacik.blogspot.com/2013/02/sistem-pengambilan-keputusan.html

Sistem Pengendalian Intern

BAB I

1.  Latar Belakang

            Dunia usaha di Indonesia saat ini sudah maju, bisa dilihat dari semakin banyaknya berdiri usaha-usaha baru yang didirikan oleh masyarakat. Salah satu aspek penting pada suatu perusahaan adalah Sistem Pengendalian Internal. Karena suatu perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya Sistem Pengendalian Internal yang baik.

             Sistem Pengendalian Internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan. Sistem Pengendalian Internal dapat digunakan lebih efektif untuk mencegah penggelapan atau penyimpangan. Pada suatu perusahaan, pengendalian internal sangat dibutuhkan mengingat faktor-faktor yang meliputi luas dan entitas perusahaan yang sangat kompleks. Hal ini mengakibatkan manajemen harus percaya pada laporan-laporan serta analisis untuk operasi pengendalian Internal yang efektif.

             Pada Sistem Pengendalian Internal juga terdapat elemen-elemen penting yang juga harus ditanamkan pada tiap perusahaan yaitu lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan pengendalian prosedur. Kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaaan. Kas perlu dikendalikan agar dapat terlindungi dari hal-hal yang dapat merugikan kas perusahaan. Hal ini dikarenakan Kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah diselewengkan,dan banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Karena itu, diperlukan adanya pengendalian internal yang baik.

BAB II

Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.

Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

a) Ke-efektif-an dan efisiensi operasional perusahaan
b) Pelaporan Keuangan yang handal
c) Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

a) Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.

b) Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

c) Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.


Struktur Pengendalian Intern

Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :

(1). Lingkungan Pengendalian
Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajmene di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

(2). Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

(3). Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

(4). Informasi dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

(5). Pengawasan
Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).

Istilah-istilah penting dalam Pengendalian Intern

Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)
Istilah lainnya adalah Defisiensi Signifikan, kedua istilah ini dipergunakan dalam mendefinisikan suatu kondisi yang defisiensi secara signifikan di dalam rancangan atau operasional atas pengendalian intern yang mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam melakukan pencatatan, proses, mengkompilasi dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen di dalam laporan keuangan perusahaan. Defisiensi signifikan yang luas dapat mengakibatkan Kelemahan Material (Material Weakness).

Kelemahan Material (Material Weakness) 
Didefinisikan sebagai kondisi yang terlaporkan dimana rancangan atau opersional dari salah satu atau lebih pengendalian intern-nya tidak mampu mengurangi atau menurunkan suatu resiko ringan atau salah penyajian yang disebabkan oleh kesalahan atau penggelapan yang jumlahnya relatif material kaitannya dengan laporan keuangan yang jika di audit akan dapat ditemukan, akan tetapi tidak terdeteksi dalam periode yang sama oleh pegawai dalam pelaksanaan pekerjaan secara normal.

Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)
Ada beberapa perusahaan yang karena skala usahanya memang termasuk kecil, mengakibatkan perusahaan tidak memungkinkan untuk melaksanakan pengendalian intern yang sederhana sekalipun (misalnya : pemisihan tugas atau fungsi). Adalah penting bagi manajemen untuk melakukan kompensasi terhadap bagian yang pengendaliannnya lemah atau tidak dapat berjalan untuk suatu kurun waktu tertentu. Dalam hal internal manajemen telah melakukan kompensasi untuk menutupi kelemahan pengendalian tersebut, internal auditor seharusnya tidak melaporkan kelemahan tersebut sebagai material weakness, bahkan reportable condition sekalipun, hendaknya disesuaikan dengan sekala perusahaan.


Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern

Penting untuk dipahami bahwa : Sistem Pengendalian Intern yang efektifTIDAK MEMBERIKAN JAMINAN ABSOLUT akan tercapainya tujuan perusahaan. Secara sederhananya dapat dikatakan bahwa SITEM PENGENDALIAN YANG HANDAL TIDAK BISA MENGUBAH MANAJER YANG BURUK MENJADI BAGUS. Akan tetapi Sistem Pengendalian Intern yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN YANG EFEKTIF BUKAN MERUPAKAN JAMINAN AKAN KESUKSESAN BAHKAN KELANGSUNGAN HIDUP PERUSAHAAN SEKALIPUN.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN BERFUNGSI SEBAGAI PENGATUR SUMBERDAYA YANG TELAH ADA UNTUK DAPAT DIFUNGSIKAN SECARA MAKSIMAL GUNA MEMPEROLEH PENGEMBALIAN (GAINS) YANG MAKSIMAL PULA dengan pendekatan perancangan yang menggunakan ASAS COST-BENEFIT.

Suatu sistem handal macam apapun selalu memiliki celah kelemahan. SISTEM PENGENDALIAN INTERN pun bisa dimanfaatkan oleh personil tertentu untuk kepentingan pribadinya dengan mengeksploitasi kelemahannya.


Pihak-pihak Yang Bertanggungjawab Terhadap Sistem Pengendalian Intern

Semua pihak di dalam perusahaan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem pengendalian intern. Namun demikian, secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Intern meliputi :

Chief Executive Officer (CEO)
Chief Financial Officer (CFO)
Controller / Director Of Accounting & Financial
Internal Audit Comitee

ANALISIS  SISTEM  PENGENDALIAN  INTERN  PENGGAJIAN  KARYAWAN  PADA  BMT  AL  IKHLAS  YOGYAKARTA

Sistem Pengendalian Intern Sistem Pengendalian Intern ( Meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern : Menjaga kekayaan organisasi. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Mendorong efisiensi. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls). Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi.

Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan dengan efisien. Tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan: keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi.

Sejarah dan Perkembangan BMT Al Ikhlas Yogyakarta

Baitul Mal wat Tamwil (BMT) lahir sebagai salah satu solusi alternatif di kalangan masyarakat muslim karena adanya pertentangan mengenai bunga atau riba. Kehadiran BMT diharapkan mampu membantu masyarakat muslim terbebas dari praktik bunga atau riba yang dilakukan oleh bank-bank konvensional. Dalam operasinya BMT tidak menggunakan sistem bunga atau riba dalam pembagian keuntungannya tetapi menggunakan sistem bagi hasil yang berdasarkan keadilan. BMT Al Ikhlas adalah suatu lembaga keuangan syariah yang system operasionalnya berdasarkan pada prinsip-prinsip syariah Islam. Ide untuk mendirikan BMT ini muncul setelah adanya pendidikan dan pelatihan (diklat) Manajemen Zakat dan Ekonomi Syariah (MZES) angkatan ke tiga yang diadakan oleh Dompet Dhuafa pada awal November 1994. Waktu itu diklat tersebut dihadiri oleh Bapak Sumiyanto. Kepahaman akan system syariah dan tuntutan keadaan pada waktu itu membuat beliau mulai berfikir untuk merealisasikan semua ide yang baru sampai pada tahap pemikiran saja. Dengan dukungan beberapa orang teman yang punya ketertarikan yang sama, akhirnya mereka sepakat untuk mendirikan BMT dengan persiapan yang sangat sederhana dan modal awal yang bias dikatakan jauh dari cukup dan BMT tersebut mereka beri nama BMT Al Ikhlas. BMT Al Ikhlas didirikan pada tanggal 1 Februari 1995 oleh tim Yayasan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Umat (YP2SU) yang terdiri dari empat orang. Menurut peraturan yang ada untuk mendirikan sebuah BMT yang ideal harus dimulai dengan modal awal sebanyak Rp 5.000.000. Sementara BMT Al Ikhlas memulai usahanya dengan dukungan modal ala kadarnya dan semangat yang tinggi. Pada awalnya BMT Al Ikhlas hanya mempunyai modal mandiri sebanyak Rp 500.000 ditambah dana dari Dompet Dhuafa Republika sebesar Rp 1.000.000 serta seperangkat alat komputer. Waktu itu BMT Al Ikhlas beralamatkan di Pogung Baru Blok A-17 Yogyakarta. Alasan pemilihan lokasi ini karena ingin memberikan pelayanan yang lebih baik bagi nasabah potensial mereka yaitu para mahasiswa terutama untuk nasabah tabungannya, karena memang daerah ini dan sekitarnya mayoritas dihuni oleh para mahasiswa., tetapi bukan berarti BMT Al Ikhlas nasabahnya hanya para mahasiswa tapi masyarakat umum juga ada.

Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Karyawan

Unsur-unsur pengendalian intern penggajian karyawan BMT Al Ikhlas Yogyakarta meliputi :

A. Aspek organisasi

Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional secara tegas merupakan bagian penting perusahaan untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan fungsi yang jelas pada masing-masing bagian bertujuan untuk mengetahui secara jelas dan pasti sesuai dengan kedudukannya di dalam struktur organisasi. Organisasi yang telah memisahkan tanggungjawab serta memberikan kewenangan terhadap masing-masing bagian terkait dengan proses pelaksanaan prosedur penggajian pada BMT Al Ikhlas.

Yogyakarta ditunjukkan dengan adanya :

1) Pemisahan fungsi pembuat daftar gaji dari fungsi keuangan,

2) Pemisahan fungsi pencatatan waktu hadir dari fungsi pembuat daftar gaji.

Fungsi pembuat daftar gaji dipegang oleh bagian penggajian yaitu manajer SDM pusat, fungsi keuangan dipegang oleh bagian keuangan, fungsi pencatatan waktu hadir yang menggunakan system software dipegang oleh bagian akunting.

B. Aspek sistem otorisasi

Sistem otorisasi yang berlaku pada BMT Al lkhlas Yogyakarta adalah :

1) Presensi sebagai pedoman pembuatan daftar gaji diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu yang dipegang oleh bagian akunting.

2) Dalam daftar gaji karyawan harus memiliki SK pengangkatan sebagai karyawan BMT Al Ikhlas, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dalam hal ini ketua pengurus BMT Al Ikhlas Yogyakarta.

3) Setiap perubahan gaji karyawan atau perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan diotorisasi oleh yang berwenang dalam hal ini manajer SDM pusat.

4) Setiap potongan gaji selain dari pajak penghasilan karyawan didasarkan atas surat potongan gaji dan diotorisasi oleh fungsi keuangan.

5) Daftar gaji tidak diotorisasi oleh fungsi personalia.

6) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

C. Aspek prosedur pencatatan

Prosedur pencatatan yang berlaku pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta adalah :

1) Adanya perubahan data yang tercantum dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.

2) Tarif gaji yang tercantum dalam kartu penghasilan diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

d. Aspek praktik yang sehat.

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta ditunjukkan dengan :

1) Fungsi pencatatan waktu yang dipegang oleh bagian akunting mengawasi sistem software pencatatan presensi karyawan.

2) Pembuatan daftar gaji diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

3) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji yang dipegang oleh manajer SDM pusat.

Penggajian Karyawan BMT Al Ikhlas Yogyakarta

Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem penggajian karyawan di BMT Al Ikhlas antara lain fungsi pencatatan presensi, fungsi administrasi personalia, fungsi penggajian, dan fungsi teller. Hasil analisis yang didapat menunjukkan bahwa BMT Al Ikhlas telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada masing-masing bagian. Secara system pengembangan, fungsi personalia dihandle langsung oleh manajemen pusat. Fungsi penggajian dipegang langsung oleh manajer SDM mengingat bentuk struktur organisasi BMT yang simpel. Hal tersebut memudahkan manajer untuk melakukan kontrol terhadap masing-masing fungsi yang berkaitan dengan penggajian.

Penilaian terhadap Jaringan Prosedur Sistem Penggajian Karyawan BMT Al Ikhlas Yogyakarta

BMT Al Ikhlas Yogyakarta hanya menggunakan jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian. Jaringan prosedur penggajiannya terdiri dari prosedur pencatatan presensi karyawan, prosedur administrasi personalia, prosedur penggajian oleh manajer SDM, prosedur pembayaran gaji. Hasil analisis jaringan prosedur penggajian karyawan di BMT Al Ikhlas.

Penilaian terhadap Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Karyawan di BMT Al Ikhlas Yogyakarta

Penilaian untuk mengetahui memadai atau tidaknya system pengendalian intern dalam sistem penggajian karyawan di BMT Al Ikhlas Yogyakarta, dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan yang ada dengan teori. Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan kuisioner dengan mengajukan daftar pertanyaan mengenai elemen-elemen unsur system pengendalian intern penggajian kepada pihak pelaksana penggajian karyawan di BMT Al Ikhlas Yogyakarta dengan format seperti dalam lampiran.

Analisa sistem pengambilan intern yang meliputi struktur

organisasi, uraian tugas, sistem dan proseduryang telah ada.

Didalam struktur organisasi yang menganut sistem

pengendalian intern yang baik harus ada pemisahan fungsi

yang jelas antara fungsi-fungsi berikut ini:

o Fungsi otorisasiI dilaksanakan oleh pimpinan perusahaan.

o Fungsi pencatatan, dilaksanakan oleh bagian accounting.

o Fungsi penyimpanan, dilaksanakan oleh bagian keungan.

o Fungsi pengawasan, dilaksanakan oleh auditor.

BAB III

3.1 Kesimpulan

            Sistem pengendalian intern merupakan sebuah sistem dalam perusahaan untuk menjaga dan mengembangkan sebuah perusahaan dimana terdapat penanggung jawab dalam pelaksanan sistem pengendalian intern adalah Chief Executive Officer , Chief Financial Officer , Controller, Internal Audit Comitee. Dan intern juga terdapat semua kompinen dari pengawasan, pengendalian resiko dan lain sebagainya.

SUMBER:
http://putra-finance-accounting-taxation.blogspot.com/2007/11/sistem-pengendalian-intern-spi-basic.html
http://erlovely.wordpress.com/2010/11/24/sistem-pengendalian-intern/
idb4.wikispaces.com/
http://acakacik.blogspot.com/2013/02/sistem-pengendalian-intern.html
http://www.ilmu-ekonomi.com/2012/04/pengertian-pengendalian-intern-serta.html
http://dita88.multiply.com/journal/item/25/ANALISIS_SISTEM_PENGENDALIAN_INTERNAL?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem