Sistem Pengendalian Intern

BAB I

1.  Latar Belakang

            Dunia usaha di Indonesia saat ini sudah maju, bisa dilihat dari semakin banyaknya berdiri usaha-usaha baru yang didirikan oleh masyarakat. Salah satu aspek penting pada suatu perusahaan adalah Sistem Pengendalian Internal. Karena suatu perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya Sistem Pengendalian Internal yang baik.

             Sistem Pengendalian Internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan. Sistem Pengendalian Internal dapat digunakan lebih efektif untuk mencegah penggelapan atau penyimpangan. Pada suatu perusahaan, pengendalian internal sangat dibutuhkan mengingat faktor-faktor yang meliputi luas dan entitas perusahaan yang sangat kompleks. Hal ini mengakibatkan manajemen harus percaya pada laporan-laporan serta analisis untuk operasi pengendalian Internal yang efektif.

             Pada Sistem Pengendalian Internal juga terdapat elemen-elemen penting yang juga harus ditanamkan pada tiap perusahaan yaitu lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan pengendalian prosedur. Kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaaan. Kas perlu dikendalikan agar dapat terlindungi dari hal-hal yang dapat merugikan kas perusahaan. Hal ini dikarenakan Kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah diselewengkan,dan banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Karena itu, diperlukan adanya pengendalian internal yang baik.

BAB II

Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.

Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

a) Ke-efektif-an dan efisiensi operasional perusahaan
b) Pelaporan Keuangan yang handal
c) Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

a) Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.

b) Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

c) Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.


Struktur Pengendalian Intern

Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :

(1). Lingkungan Pengendalian
Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajmene di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

(2). Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

(3). Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

(4). Informasi dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

(5). Pengawasan
Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).

Istilah-istilah penting dalam Pengendalian Intern

Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)
Istilah lainnya adalah Defisiensi Signifikan, kedua istilah ini dipergunakan dalam mendefinisikan suatu kondisi yang defisiensi secara signifikan di dalam rancangan atau operasional atas pengendalian intern yang mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam melakukan pencatatan, proses, mengkompilasi dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen di dalam laporan keuangan perusahaan. Defisiensi signifikan yang luas dapat mengakibatkan Kelemahan Material (Material Weakness).

Kelemahan Material (Material Weakness) 
Didefinisikan sebagai kondisi yang terlaporkan dimana rancangan atau opersional dari salah satu atau lebih pengendalian intern-nya tidak mampu mengurangi atau menurunkan suatu resiko ringan atau salah penyajian yang disebabkan oleh kesalahan atau penggelapan yang jumlahnya relatif material kaitannya dengan laporan keuangan yang jika di audit akan dapat ditemukan, akan tetapi tidak terdeteksi dalam periode yang sama oleh pegawai dalam pelaksanaan pekerjaan secara normal.

Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)
Ada beberapa perusahaan yang karena skala usahanya memang termasuk kecil, mengakibatkan perusahaan tidak memungkinkan untuk melaksanakan pengendalian intern yang sederhana sekalipun (misalnya : pemisihan tugas atau fungsi). Adalah penting bagi manajemen untuk melakukan kompensasi terhadap bagian yang pengendaliannnya lemah atau tidak dapat berjalan untuk suatu kurun waktu tertentu. Dalam hal internal manajemen telah melakukan kompensasi untuk menutupi kelemahan pengendalian tersebut, internal auditor seharusnya tidak melaporkan kelemahan tersebut sebagai material weakness, bahkan reportable condition sekalipun, hendaknya disesuaikan dengan sekala perusahaan.


Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern

Penting untuk dipahami bahwa : Sistem Pengendalian Intern yang efektifTIDAK MEMBERIKAN JAMINAN ABSOLUT akan tercapainya tujuan perusahaan. Secara sederhananya dapat dikatakan bahwa SITEM PENGENDALIAN YANG HANDAL TIDAK BISA MENGUBAH MANAJER YANG BURUK MENJADI BAGUS. Akan tetapi Sistem Pengendalian Intern yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN YANG EFEKTIF BUKAN MERUPAKAN JAMINAN AKAN KESUKSESAN BAHKAN KELANGSUNGAN HIDUP PERUSAHAAN SEKALIPUN.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN BERFUNGSI SEBAGAI PENGATUR SUMBERDAYA YANG TELAH ADA UNTUK DAPAT DIFUNGSIKAN SECARA MAKSIMAL GUNA MEMPEROLEH PENGEMBALIAN (GAINS) YANG MAKSIMAL PULA dengan pendekatan perancangan yang menggunakan ASAS COST-BENEFIT.

Suatu sistem handal macam apapun selalu memiliki celah kelemahan. SISTEM PENGENDALIAN INTERN pun bisa dimanfaatkan oleh personil tertentu untuk kepentingan pribadinya dengan mengeksploitasi kelemahannya.


Pihak-pihak Yang Bertanggungjawab Terhadap Sistem Pengendalian Intern

Semua pihak di dalam perusahaan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem pengendalian intern. Namun demikian, secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Intern meliputi :

Chief Executive Officer (CEO)
Chief Financial Officer (CFO)
Controller / Director Of Accounting & Financial
Internal Audit Comitee

ANALISIS  SISTEM  PENGENDALIAN  INTERN  PENGGAJIAN  KARYAWAN  PADA  BMT  AL  IKHLAS  YOGYAKARTA

Sistem Pengendalian Intern Sistem Pengendalian Intern ( Meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern : Menjaga kekayaan organisasi. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Mendorong efisiensi. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls). Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi.

Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan dengan efisien. Tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan: keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi.

Sejarah dan Perkembangan BMT Al Ikhlas Yogyakarta

Baitul Mal wat Tamwil (BMT) lahir sebagai salah satu solusi alternatif di kalangan masyarakat muslim karena adanya pertentangan mengenai bunga atau riba. Kehadiran BMT diharapkan mampu membantu masyarakat muslim terbebas dari praktik bunga atau riba yang dilakukan oleh bank-bank konvensional. Dalam operasinya BMT tidak menggunakan sistem bunga atau riba dalam pembagian keuntungannya tetapi menggunakan sistem bagi hasil yang berdasarkan keadilan. BMT Al Ikhlas adalah suatu lembaga keuangan syariah yang system operasionalnya berdasarkan pada prinsip-prinsip syariah Islam. Ide untuk mendirikan BMT ini muncul setelah adanya pendidikan dan pelatihan (diklat) Manajemen Zakat dan Ekonomi Syariah (MZES) angkatan ke tiga yang diadakan oleh Dompet Dhuafa pada awal November 1994. Waktu itu diklat tersebut dihadiri oleh Bapak Sumiyanto. Kepahaman akan system syariah dan tuntutan keadaan pada waktu itu membuat beliau mulai berfikir untuk merealisasikan semua ide yang baru sampai pada tahap pemikiran saja. Dengan dukungan beberapa orang teman yang punya ketertarikan yang sama, akhirnya mereka sepakat untuk mendirikan BMT dengan persiapan yang sangat sederhana dan modal awal yang bias dikatakan jauh dari cukup dan BMT tersebut mereka beri nama BMT Al Ikhlas. BMT Al Ikhlas didirikan pada tanggal 1 Februari 1995 oleh tim Yayasan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Umat (YP2SU) yang terdiri dari empat orang. Menurut peraturan yang ada untuk mendirikan sebuah BMT yang ideal harus dimulai dengan modal awal sebanyak Rp 5.000.000. Sementara BMT Al Ikhlas memulai usahanya dengan dukungan modal ala kadarnya dan semangat yang tinggi. Pada awalnya BMT Al Ikhlas hanya mempunyai modal mandiri sebanyak Rp 500.000 ditambah dana dari Dompet Dhuafa Republika sebesar Rp 1.000.000 serta seperangkat alat komputer. Waktu itu BMT Al Ikhlas beralamatkan di Pogung Baru Blok A-17 Yogyakarta. Alasan pemilihan lokasi ini karena ingin memberikan pelayanan yang lebih baik bagi nasabah potensial mereka yaitu para mahasiswa terutama untuk nasabah tabungannya, karena memang daerah ini dan sekitarnya mayoritas dihuni oleh para mahasiswa., tetapi bukan berarti BMT Al Ikhlas nasabahnya hanya para mahasiswa tapi masyarakat umum juga ada.

Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Karyawan

Unsur-unsur pengendalian intern penggajian karyawan BMT Al Ikhlas Yogyakarta meliputi :

A. Aspek organisasi

Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional secara tegas merupakan bagian penting perusahaan untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan fungsi yang jelas pada masing-masing bagian bertujuan untuk mengetahui secara jelas dan pasti sesuai dengan kedudukannya di dalam struktur organisasi. Organisasi yang telah memisahkan tanggungjawab serta memberikan kewenangan terhadap masing-masing bagian terkait dengan proses pelaksanaan prosedur penggajian pada BMT Al Ikhlas.

Yogyakarta ditunjukkan dengan adanya :

1) Pemisahan fungsi pembuat daftar gaji dari fungsi keuangan,

2) Pemisahan fungsi pencatatan waktu hadir dari fungsi pembuat daftar gaji.

Fungsi pembuat daftar gaji dipegang oleh bagian penggajian yaitu manajer SDM pusat, fungsi keuangan dipegang oleh bagian keuangan, fungsi pencatatan waktu hadir yang menggunakan system software dipegang oleh bagian akunting.

B. Aspek sistem otorisasi

Sistem otorisasi yang berlaku pada BMT Al lkhlas Yogyakarta adalah :

1) Presensi sebagai pedoman pembuatan daftar gaji diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu yang dipegang oleh bagian akunting.

2) Dalam daftar gaji karyawan harus memiliki SK pengangkatan sebagai karyawan BMT Al Ikhlas, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dalam hal ini ketua pengurus BMT Al Ikhlas Yogyakarta.

3) Setiap perubahan gaji karyawan atau perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan diotorisasi oleh yang berwenang dalam hal ini manajer SDM pusat.

4) Setiap potongan gaji selain dari pajak penghasilan karyawan didasarkan atas surat potongan gaji dan diotorisasi oleh fungsi keuangan.

5) Daftar gaji tidak diotorisasi oleh fungsi personalia.

6) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

C. Aspek prosedur pencatatan

Prosedur pencatatan yang berlaku pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta adalah :

1) Adanya perubahan data yang tercantum dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.

2) Tarif gaji yang tercantum dalam kartu penghasilan diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

d. Aspek praktik yang sehat.

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta ditunjukkan dengan :

1) Fungsi pencatatan waktu yang dipegang oleh bagian akunting mengawasi sistem software pencatatan presensi karyawan.

2) Pembuatan daftar gaji diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

3) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji yang dipegang oleh manajer SDM pusat.

Penggajian Karyawan BMT Al Ikhlas Yogyakarta

Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem penggajian karyawan di BMT Al Ikhlas antara lain fungsi pencatatan presensi, fungsi administrasi personalia, fungsi penggajian, dan fungsi teller. Hasil analisis yang didapat menunjukkan bahwa BMT Al Ikhlas telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada masing-masing bagian. Secara system pengembangan, fungsi personalia dihandle langsung oleh manajemen pusat. Fungsi penggajian dipegang langsung oleh manajer SDM mengingat bentuk struktur organisasi BMT yang simpel. Hal tersebut memudahkan manajer untuk melakukan kontrol terhadap masing-masing fungsi yang berkaitan dengan penggajian.

Penilaian terhadap Jaringan Prosedur Sistem Penggajian Karyawan BMT Al Ikhlas Yogyakarta

BMT Al Ikhlas Yogyakarta hanya menggunakan jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian. Jaringan prosedur penggajiannya terdiri dari prosedur pencatatan presensi karyawan, prosedur administrasi personalia, prosedur penggajian oleh manajer SDM, prosedur pembayaran gaji. Hasil analisis jaringan prosedur penggajian karyawan di BMT Al Ikhlas.

Penilaian terhadap Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Karyawan di BMT Al Ikhlas Yogyakarta

Penilaian untuk mengetahui memadai atau tidaknya system pengendalian intern dalam sistem penggajian karyawan di BMT Al Ikhlas Yogyakarta, dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan yang ada dengan teori. Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan kuisioner dengan mengajukan daftar pertanyaan mengenai elemen-elemen unsur system pengendalian intern penggajian kepada pihak pelaksana penggajian karyawan di BMT Al Ikhlas Yogyakarta dengan format seperti dalam lampiran.

Analisa sistem pengambilan intern yang meliputi struktur

organisasi, uraian tugas, sistem dan proseduryang telah ada.

Didalam struktur organisasi yang menganut sistem

pengendalian intern yang baik harus ada pemisahan fungsi

yang jelas antara fungsi-fungsi berikut ini:

o Fungsi otorisasiI dilaksanakan oleh pimpinan perusahaan.

o Fungsi pencatatan, dilaksanakan oleh bagian accounting.

o Fungsi penyimpanan, dilaksanakan oleh bagian keungan.

o Fungsi pengawasan, dilaksanakan oleh auditor.

BAB III

3.1 Kesimpulan

            Sistem pengendalian intern merupakan sebuah sistem dalam perusahaan untuk menjaga dan mengembangkan sebuah perusahaan dimana terdapat penanggung jawab dalam pelaksanan sistem pengendalian intern adalah Chief Executive Officer , Chief Financial Officer , Controller, Internal Audit Comitee. Dan intern juga terdapat semua kompinen dari pengawasan, pengendalian resiko dan lain sebagainya.

SUMBER:
http://putra-finance-accounting-taxation.blogspot.com/2007/11/sistem-pengendalian-intern-spi-basic.html
http://erlovely.wordpress.com/2010/11/24/sistem-pengendalian-intern/
idb4.wikispaces.com/
http://acakacik.blogspot.com/2013/02/sistem-pengendalian-intern.html
http://www.ilmu-ekonomi.com/2012/04/pengertian-pengendalian-intern-serta.html
http://dita88.multiply.com/journal/item/25/ANALISIS_SISTEM_PENGENDALIAN_INTERNAL?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem